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Word-Index in aktive PDF-Elemente wandeln?

Ist es nicht ein Graus? In Word kann ich den schönsten Index erstellen, auch in mehreren Ebenen, am Ende aber ist der Index eine "tote" Liste! Es gibt keine Möglichkeit, durch Mausklick auf einen der Einträge in der Indexliste auf die entsprechende Seite zu springen, möglichst dorthin, wo der Indexeintrag angelegt wurde. Und da Word das nicht kann, gibt es keine Möglichkeit, die Möglichkeiten eines interaktiven Index in PDF zu erforschen.

Zumindest bis jetzt. Nunmehr aber bietet (Link intern) PDF-T-Maker genau diese Funktion: Konvertieren aller Indexeinträge eines Word-Dokuments in PDF-Lesezeichen. Wird das Lesezeichen angeklickt, wird die entsprechende Seite angezeigt, die Position des ursprünglichen Indexeintrags befindet sich im Bereich der oberen Fensterkante. Je nach Reader-Version können die Indexeinträge sogar zügig geprüft werden:

  • Der Acrobat Reader 4 markiert in der Standardeinstellung beim Durchblättern der Seiten alle Lesezeichen, die auf die gerade angezeigte Seite zeigen (der Acrobat Reader 6 hingegen kann nur das Lesezeichen markieren, das in der vertikalen Abfolge als erstes erscheint).
  • Außerdem, da alle Indexeinträge in der Lesezeichenliste stehen bleiben (im Gegensatz zu einer Indexliste auf einer Dokumentenseite, die verschwindet, wenn eine neue Seite geöffnet wird), können diese schnell durchgeklickt und das jeweilige Ziel überprüft werden.

Damit wird eine schnelle Qualitätsprüfung der Indexeinträge möglich.

Und wenn Ihnen das Erstellen von Indexeinträgen in Word bislang zu aufwendig war (an den vielen Dialogfenstern kann man ja auch schon mal verzweifeln): Mit PDF-T-Maker im Hintergrund ist die Definition eines Indexeintrags so einfach wie das entsprechende Wort (oder die Wörter) markieren und Shift-Alt-i zu drücken.

Holen Sie sich also einfach den PDF-T-Maker auf Ihren Rechner, um zumindest in den von Ihnen erstellten PDF-Dateien einen aktiven Index anzubieten: (Link intern) Zum PDF-T-Maker.

Ihnen ist es zu aufwendig, die Indexeinträge festzulegen?

Zugegeben, das Festlegen eines Indexeintrags kann in Word eine Tortur über mehrere Dialoge sein. Es geht auch anders: Markieren Sie das Wort (oder die Wörter), die in den Index übernommen werden sollen und drücken Shift-Alt-i. Sie rufen damit ein Makro auf, dass Ihnen die markierten Begriffe automatisch in einen Word-Indexeintrag kopiert (einstufiger Eintrag), dabei eventuelle vor- und nachlaufende Leerzeichen entfernt und außerdem sicher stellt, dass der Indexeintrag nicht in einer eventuellen Überschriftenzeile eingetragen wird (stehen die markierten Wörter in einer Überschrift, wird der Eintrag in der Zeile darunter hinterlegt; Indexeinträge in Überschriften können in Einzelfällen zu Problemen führen). Voraussetzung dazu ist natürlich, dass der PDF-T-Maker bei Ihnen installiert ist.

Egal wie der Indexeintrag in Word erstellt wurde — Sie können alle Indexeinträge relativ leicht bearbeiten: Stellen Sie sicher, dass auch die ausgeblendeten Zeichen sichtbar sind (vom Menü |- Extras | Optionen | Ansicht | Nicht druckbare Zeichen: Alle | [OK] -| oder das Paragraphenzeichen in der Symbolleiste). In der unterpunkteten, geschweiften Klammer mit "XE" am Anfang steht zwischen den Anführungszeichen der Indexeintrag. Alles zwischen den Anführungszeichen können Sie bearbeiten.

Hinweis

Die Indexkonvertierung ist noch nicht perfekt:

  • Die alphabetische Sortierung berücksichtigt Umlaute und Sonderzeichen (z.B. ) noch nicht, diese werden entsprechend ihrer Position im ANSI-Zeichensatz positioniert (siehe (Link intern) Zeichensatztabelle)

Die "Korrektur" dieser Probleme ist grundsätzlich vorgesehen, wenn in seiner Freizeit mal wieder jemand Lust dazu hat. Wer sie schnell korrigiert haben möchte, kann gerne ein wenig Geld in die Hand nehmen und uns unsere Arbeitszeit bezahlen.


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